岡崎弁理士事務所（以下、「当所」と言います）は、個人情報保護の重要性を認識し、法令を遵守し、最善の注意を払って、個人情報を適正に保護することが社会的責務であると考え、皆様の信頼に応えるために、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。
- １．個人情報の取得について
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当所は、適法かつ適正な手段によって、個人情報を取得します。
当サイトをご利用頂く際に、通常は個人情報をご提供いただく必要はありませんが、お問い合わせ等提供するサービスの内容によっては性質上、お客様の個人情報等（氏名、住所、電話番号、メールアドレス、金融機関の口座に関する情報、その他必要とされる情報）をお預かりすることがあります。
- ２．個人情報の利用について
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当所は、個人情報を、ご本人の同意がある場合又は法令等の定めによる場合を除き、以下の利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて、利用します。
なお、お客様から個人情報を提供いただく場合、その目的に同意頂けない場合には、お客様ご自身の判断により、書面によりこれを拒否することができます。
（1）案件関連業務- お問合せに関するご回答及び管理
- 商談、お打合せの実施及び連絡
- 当所が取り扱うサービスに関する提案及び情報提供
- お客様及び代理人の本人確認、その他お客様情報の管理
- 関係書類等の送付及び提供
- 官公庁又は関係団体への申請、届出及び報告等
- 当所内部における市場調査、サービス開発及び研究
- 当所、関連会社又は提携会社等が主催する講演会、座談会等の企画、開催のご案内
- その他儀礼的挨拶、進物の送付等
- 採用に関する情報の提供及び募集活動
- 応募、お問合せの受付及び管理
- 応募者、内定者又は退職者への情報提供及び連絡
- 採用決定後の人事管理、労務管理及び教育
- 報酬の計算、決定及び支払
- 番号法に基づく従業者等の個人番号の利用
- 税理士、社会保険労務士に委託した前各号に関しての事務
- その他の雇用管理、業績管理及び適正な業務運営の確保
- ３．個人情報の共同利用について
- 当所は、個人情報を第三者と共同利用する場合は、予めお知らせします。
- ４．個人情報の第三者提供について
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当所は、次の場合を除き、個人情報を第三者に開示または提供しません。
- 予めご本人から個人情報の開示について同意を頂いている場合
- 法令に基づく場合
- 利用目的の実施に必要な範囲で業務委託先に提供または開示する場合
- ５．個人情報の安全管理について
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当所は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。当所は、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩等を防止するため、以下に掲げる事項を含む、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
（1）基本方針の策定
当所は、関係法令・ガイドライン等の遵守、質問及び苦情処理の窓口等、その他個人情報の適正な取扱いの確保のための基本方針を策定しています。
（2）個人データの取扱いに係る規律の整備
当所は、基本方針を実施するため、個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定し、基本方針及び個人情報取扱規則を当所の従業者に周知徹底して実施させるとともに、適時実施状況を監査し、必要な改善を行います。
（3）組織的安全管理措置
当所は、情報セキュリティ管理責任者及び個人情報保護管理者を任命し、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令、ガイドライン若しくは取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
（4） 人的安全管理措置
個人情報の安全管理が図られるように、当所の従業者に対する必要かつ適切な監督を行い、基本方針及び個人情報取扱規則に関する教育・研修を実施します。又、個人情報の取扱いを第三者に委託する場合は、委託した個人情報の安全管理が図られるように、委託した第三者に対する必要かつ適切な監督及び指導等を行います。
（5）物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
（6） 技術的安全管理措置
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しているほか、アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。又、コンピュータウイルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じます。
- ６．個人情報の開示・訂正・利用停止・消去等について
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当所は、当所の保有する個人情報について、個人情報の利用目的の通知、又はご本人若しくは代理人からご本人の個人情報の内容の開示、訂正、利用停止、消去等のご請求があった場合には、以下の適正な手続に従い誠実に速やかに対応します。但し、法令の定めるところに従い、当所が開示の義務を負わない場合はこの限りではありません。なお、個人データの開示につきましては、手数料（１件あたり税込1,100円）を頂戴しておりますので、予めご了承ください。
（1）下記7.記載のメールアドレスまでお問い合わせください。所定の請求用紙（「利用目的通知請求書」、「開示対象個人情報開示請求書」、「開示対象個人情報訂正等請求書」）をお送りいたします。
（2）お送りした前記の所定の請求用紙の必要事項を全てご記入のうえ、以下の本人確認書類のコピー1点を添付した書類を同封して、下記7.記載の所在地まで郵送ください。なお、代理人からの請求の場合には、ご本人確認のための書類に加えて、代理権限を確認できる書類及び代理人のご本人確認のための書類が必要となります。
- 運転免許証、パスポート、個人番号カード又は住民基本台帳カード（住所記載のあるもの）、在留カード、特別永住者証明書等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前及び住所が記載されているもの）、住民票の写し（開示等の求めをする日前30 日以内に作成されたもの）
- ７．お問い合わせ、苦情及び開示等のご請求の受付窓口について
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当所は、個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情及び開示等のご請求にお応えするための受付窓口を置き、誠実に対応します。
受付窓口（岡崎弁理士事務所）- 所在地 〒102-0084 東京都千代田区二番町５番地２ 麹町駅プラザ901
- 連絡先 privacy@ok-ip.jp
- 管理責任者 岡崎真洋
- ８．未成年の個人情報について
- 当所は、未成年の個人情報についても成人同様の保護を図って参ります。ただし、16歳未満の個人情報については、必ず保護者の方の同意のもとにご提供いただきますようお願いいたします。
- ９．個人情報保護に関する法律等の遵守
- 個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守し、個人情報の保護に努めます。
- 10．プライバシー・ポリシーの見直し
- 当所では、プライバシー・ポリシーの内容について適宜見直しを行い、改善していきます。また、プライバシー・ポリシーの内容を変更した場合は、直ちに掲載し公表いたします。
